Il est 10h, votre visio-conférence commence…et vous ne pouvez pas joindre votre correspondant.

Outils inadaptés, problèmes de connexion ou de compatibilité, nous avons tous vécu des réunions ou la technologie ne tient pas ses promesses, et au final freine la productivité de vos collaborateurs.

Afin de vous y retrouver dans l’offre pléthorique à destination du monde de l’entreprise, voici un petit guide des solutions que nous recommandons pour équiper sa salle de réunion. Avant de vous lancer, n’oubliez pas la question essentielle : qu’est-ce que vous voulez vraiment faire pendant vos réunions? 

La réunion classique : vous souhaitez rencontrer des collaborateurs ou des clients pour des présentations et des échanges

Pour présenter un produit ou une solution, et échanger oralement avec l’audience présente, vous aurez besoin d’outils de projection efficaces et fiables. Deux technologies s’offrent à vous : le vidéoprojecteur ou l’écran d’affichage.

  • La majorité des besoins d’affichage peut être prise en charge par un vidéoprojecteur adapté à la salle de réunion : avant toute installation, assurez-vous que le produit que vous avez choisi avec votre commercial réponde aux spécificités de la salle en termes de résolution et de luminosité. Les gammes de vidéoprojecteurs proposent également de nombreux critères (hauts-parleurs intégrés ou non, connexion en VGA ou en hdmi, technologie DLP ou sans lampe…) qui doivent entrer en compte dans votre choix. Vous aurez par exemple la bonne surprise d’apprendre qu’un vidéoprojecteur sans lampe chauffe quasi-instantanément et nécessite infiniment moins d’entretien qu’un vidéoprojecteur classique !

BenQ, Epson, ViewSonic, Optoma… sont quelques-unes des marques proposant des gammes très larges, adaptées à tous les besoins.

  • Dans certains cas, l’écran d’affichage peut être plus adapté. Dans une salle très lumineuse, il sera sûrement moins compliqué (et moins coûteux! ) d’installer un écran qu’un projecteur à très haute luminosité. Même chose lorsque vous souhaitez investir dans un seul écran pour plusieurs salles de réunion : il est tout à fait possible dans ce cas de prévoir un écran sur pied mobile, que vous pourrez alors déplacer en fonction de vos besoins, pour un rendu visuel meilleur qu’avec un vidéo-projecteur portable.

Pour l’écran, Philips fournira une solution de qualité et adaptée; couplé à un support Peerless, vous constaterez vous-même la fiabilité de l’installation.

  • Si vous optez pour un écran, n’oubliez pas que vous devez vous connecter dessus pour projeter le contenu de votre réunion; c’est ici qu’interviennent les technologies de partage de contenus. Qu’elles s’appellent Miracast, Chromecast, i3Sync ProQuickcast, InstaShow… ces technologies vous permettront d’animer la réunion ou le rendez-vous, en diffusant simplement et rapidement un contenu vidéo ou une présentation. Pour vous y retrouver dans la pléthore de solutions proposées, n’oubliez pas de vérifier les compatibilités entre système de diffusion et système d’exploitation de la source, mais aussi de prévoir le nombre d’utilisateurs amenés à prendre la main lors de vos réunions: ces deux critères sont essentiels dans le choix de votre solution.

 

La réunion interactive : quand le partage prend le pas sur la présentation

De plus en plus, les réunions se veulent collaboratives et participatives. Brainstorming, échanges d’informations, collaboration sont devenus des maître-mots dans les entreprises. Pour faciliter l’échange d’information lors de vos réunions, de nombreuses technologies sont dorénavant disponibles.

  • Si vos locaux sont déjà équipés de vidéoprojecteurs, vous pourrez peut-être les rendre interactifs simplement avec un kit interactif, proposé sur de nombreux modèles et par de nombreuses marques. Dans le cas contraire, vous pouvez installer un Vidéoprojecteur Interactif (VPI), qui vous permettra d’agir directement sur le contenu que vous projetez pendant la réunion. Idéal pour donner la main à plusieurs intervenants et échanger vos idées !

Epson, leader français sur ces produits, et BenQ, entre autres constructeurs, sauront vous proposer une solution fiable en s’adaptant à votre budget

  • Solution qualitative, l’Ecran Numérique Interactif (ENI) vous propose non seulement une très bonne qualité d’affichage, mais aussi une grande facilité pour utiliser l’interactivité. Tactile, au doigt ou au stylet, il est aussi compatible avec la plupart des terminaux mobiles et propose dans la majorité des cas une connexion Internet et un espace de stockage de données.

Nous vous recommandons les ENI de la marque Promethean : fiables et simples d’utilisation, ils embarquent en plus énormément de fonctionnalités et de logiciels pensés spécifiquement pour le monde de l’entreprise.

  • Nouveauté dans le domaine de l’interactivité, le paperboard  numérique recherche la simplification extrême. L’écran est utilisé comme un paperboard classique, mais utilise les nouvelles technologies pour partager, enregistrer, ou diffuser rapidement et simplement le contenu et le résultats de vos échanges. Autre atout : pas de problématique de prise en main de logiciel ou de soucis de connexion, puisque tout est pensé pour être le plus simple possible. Pas besoin de formation, pas d’interrogation pour l’utiliser, prenez le stylet et votre réunion peut commencer.

Sur ce type de solutions, le Samsung Flip a clairement une longueur d’avance grâce à sa simplicité et son ergonomie.

 

La réunion interactive à distance: quand l’interactivité voit plus loin

Les réunions entre plusieurs sites distants sont également une constante de la vie d’une entreprise. D’échange purement oral à la base, elles intègrent maintenant de plus en plus une dimension interactive, où chacun peut collaborer sans contrainte à la bonne marche d’un projet commun. Quels outils utiliser pour être le plus efficace possible dans ce cas de figure ?

  • Si vous ne souhaitez qu’un échange simple entre deux ou plusieurs sites, les packs de visio-conférence vous donneront satisfaction.  Intégrant un ou plusieurs webcams et une solution de téléphonie, elles permettent de relier deux salles entre elles pour un échange simple, prenant en compte la partie audio et la partie vidéo.

Le TeamConnect Wireless de marque Sennheiser, ou encore le Logitech Group, sont des solutions qui répondront à tous vos besoins en termes de vidéo-conférence. 

  • Côté nouveauté, il existe maintenant des solutions de visio-conférence intégrant le partage de données. Vous pouvez ainsi non seulement dialoguer et voir vos interlocuteurs présents sur un autre site, mais également partager avec eux en temps réel ce que vous faites sur votre écran ou votre terminal; certaines de ces solutions sont basées sur des outils logiciels tierces, reconnus et utilisés depuis des années dans le domaine de la visio-conférence, réduisant ainsi drastiquement le temps d’adaptation des utilisateurs.

Par exemple, le nouvel outil ThinkSmart Hub, proposé par Lenovo, ouvrira de nouvelles perspectives aux réunions de votre entreprise. 

  • Enfin, pour une collaboration optimale, pensez aux solutions tout-en-un. Certains écrans tactiles interactifs intègrent en effet une solution complète de visio-conférence, vous permettant ainsi de voir et d’entendre, tout en présentant des informations directement sur l’écran, voire d’agir en même temps que vos interlocuteurs sur les présentations que vous partagez! Les frontières sont abolies, vous pourrez ainsi travailler avec des collaborateurs ou des clients à l’autre bout du monde comme s’ils étaient dans la même pièce, en même temps que vous.

Pensez au MondoPad d’InFocus : complet, il dispose d’un outil de vidéo-conférence et de prise en main à distance intégré.

 

Notre valeur ajoutée pour votre entreprise

Vous avez défini vos besoins? Vous savez ce que vous devez et voulez faire dans votre salle de réunion? C’est le moment de faire appel à un intégrateur spécialiste de l’équipement numérique dans le monde du B to B. Il interviendra à plusieurs niveaux :

  • Le conseil : dans toute ces offres, nous pouvons vous aider à trouver la technologie adaptée à vos besoins et à votre budget, en prenant en compte votre entreprise telle qu’elle est actuellement, mais aussi vos perspectives de développement. Parce que vos contraintes ne sont pas les mêmes que celles d’autres entreprises, la solution que nous vous apporterons doit répondre parfaitement à vos besoins.
  • L’installation et la maintenance : en tant que spécialistes, nous intégrons ces solutions dans votre environnement de travail, pour que vous puissiez vous en servir le plus simplement possible, et en assurons la maintenance.
  • Le SAV : parce que votre priorité n’est pas le suivi des réparations de votre matériel, nous assurons également le SAV pour les produits et solutions sous garantie, et vous proposons une gamme de services complète pour vous décharger de la gestion du SAV.

Nous espérons que ce guide vous sera utile, et vous donnera quelques idées pour l’équipement de vos salles de réunion.
N’hésitez pas à nous contacter pour la moindre question : nos équipes techniques et commerciales se feront un plaisir de vous guider dans la recherche de la solution idéale pour votre entreprise.

Salle de réunion : le bon équipement numérique
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